RSV Arcana en jouw persoonsgegevens

Als je lid wordt van rollenspelvereniging Arcana, dan vragen we gegevens bij je op.
Als je je inschrijft voor een evenement, vragen we nog meer gegevens op. Vooral over jouw
personage, maar soms ook extra persoonlijke gegevens. En dan is er nog het medische fiche, waar
we behoorlijk persoonlijke gegevens van je opvragen.

Ledenadministratie

Wat vragen we ?

(Geboorte)naam Roepnaam Voorletters
Adres Woonplaats
Email adres
Telefoonnummer
Geboortedatum
Geslacht
Foto (optioneel)

Wat doen we ermee ?

We registreren je als lid voor onze vereniging. Zo weten we wie onze leden zijn, of ze jonger of ouder dan 18 jaar zijn op de datum van een evenement en hoe we ze kunnen bereiken.

Wie kan de gegevens zien ?

De secretaris van de vereniging
Je kunt zelf aangeven of andere ingelogde leden ook jouw gegevens mogen zien.
Jouw naam en emailadres wordt ook gebruikt voor ledenmailings (bijvoorbeeld uitnodiging ALV)

Wanneer je je inschrijft voor een evenement kunnen kan de secretaris en de penningmeester van de desbetreffende kerngroep jouw gegevens zien in het systeem.

Van het evenement wordt een deelnemerslijst aangemaakt. Deze wordt gebruikt voor de telling van deelnemers en als contactlijst voor de kerngroep. De lijst kan bij calamiteiten aan  hulpverlenende instanties worden verstrekt. De leden van de kerngroep mogen deze lijst alleen gebruiken als contactlijst voor dat specifieke evenement.

Evenementinschrijving

De secretaris en de penningmeester van een evenement kunnen jouw ledengegevens alleen inzien
vanaf het moment dat je voor een evenement bent ingeschreven. Daarnaast vragen we je bij
inschrijving een aantal extra gegevens.
Eetvoorkeur (geen vlees/vis/specifieke ingrediënten)

Wat doen we ermee ?

Als je dit doorgeeft vóór het evenement kan de keukenploeg er rekening mee houden bij het plannen van de maaltijden en bij de boodschappen
Dat is belangrijk als je iets persé niet wil/mag/kunt eten. Maar óók als je een voedselallergie hebt
(!) Tenminste, als je wil dat er rekening mee wordt gehouden met komen. Allergieën op de medische fiche worden namelijk alleen gelezen in geval van nood. (zie kopje medische fiche)

Heb je een specifieke eetvoorkeur of voedselallergie, meld je dan altijd even zelf even bij de
keukenploeg, zodat ze weten met wie ze te maken hebben.

Wie kan de gegevens zien ?

In het systeem kunnen alleen de secretaris van het evenement de gegevens zien. Voor eetvoorkeur
wordt er een lijst gemaakt door de secretaris voor de keukenploeg.
De keuze ‘geen vlees/vis’ wordt als algemeen aantal doorgegeven. Heb je een specifieke
eetvoorkeur, dan geven we die op naam door aan de keukenploeg.

Lengte Gewicht Fysieke gesteldheid

(voor figuranten Elerion en Bron)

Wat doen we ermee ?

Bij het casten van figuranten vinden we het fijn als we weten wat voor soort postuur je hebt. Deels
omdat het leuk is om grote brede krijgers ook door grote brede mensen te laten spelen, deels zodat we ongeveer weten welke kostuums er mee moeten.
Je fysieke gesteldheid kan invloed hebben op je rol. Als je last van je knie hebt is het niet handig als je een rol krijgt waarbij je vast en zeker voor je leven moet rennen.

Wie kan de gegevens zien ?

In het systeem kunnen alleen de secretaris en de penningmeester van het evenement de gegevens
zien. Voor de casting wordt er een lijst gemaakt, die de kerngroep kan zien.

Medische gegevens die de kerngroep wel mag weten

Wat doen we ermee ?

Het medisch fiche wordt alleen bekeken bij calamiteiten. Andere dingen die belangrijk zijn voor de kerngroep en die je wel publiekelijk wil delen kun je invullen onder dit kopje. Bijvoorbeeld allergieën, krukken, niet op de rug slaan en zwangerschap

Wie kan de gegevens zien ?

In eerste instantie de secretaris. Verder komt dit op een lijst die vaak met de hele kerngroep gedeeld wordt. Echte waarschuwingen hangen in het spellokaal en eventueel wordt een beperking (met jouw toestemming) tijdens de briefing ook vertelt aan je medespelers

Medisch Fiche

Naam en telefoonnummer huisarts
Naam en telefoonnummer contactpersoon bij noodgevallen
Relatie contactpersoon-deelnemer
Ziektes, Allergieën, Medicijngebruik

Het medisch fiche gebruiken we alleen op het moment dat er iets met een deelnemer gebeurt
en niet aanspreekbaar is. Wanneer de ambulance gebeld wordt zijn dit relevante gegevens die
kunnen helpen om zo snel mogelijk adequate medische hulp te bieden. Dat doen we met jouw
expliciete toestemming.

Je kunt je medische fiche ook handmatig invullen vlak voor het evenement.
In dat geval kun je ervoor kiezen om de velden leeg te laten. Dat betekent wel dat de kerngroep
geen contact kan opnemen met het thuisfront als jij dat niet zelf kunt en dat de hulpverleners ook
geen rekening kunnen houden met jouw medicijnen/allergieën.
En we zorgen er liever voor dat je snel en goed de juiste medische hulp krijgt !

Wat doen we ermee ?

De gegevens van het medische fiche worden NIET in de administratie van de vereniging opgeslagen. Er wordt een versleuteld bestand naar de secretaris van het evenement gestuurd. Deze print ze in de aanloop van naar het evenement toe (meestal in de week ervoor) uit en doet ze ongelezen in een klapper.

Geprinte gegevens worden in het spellokaal bewaard en pas geopend als er zich een calamiteit
voordoet waarbij de deelnemer niet meer zelf kan aangeven wat zijn situatie is.
Deze gegevens worden naar ieder evenement direct vernietigd.

Wie kan de gegevens inzien ?

De secretaris van het evenement en/of de hulpverleners op het moment dat er een calamiteit
gebeurt. Deze stelt op verzoek van de betrokken deelnemer (of als deze het zelf niet kan aangeven) de contactpersoon op de hoogte.

Deze geeft op verzoek van de betrokken deelnemer of professioneel medisch personeel
(ambulance/arts/ziekenhuis) naam en telefoonnummer van de huisarts door en de ingevulde
medische gegevens door.

Beeldmateriaal

Tijdens evenementen worden er foto’s en soms filmpjes gemaakt door fotografen, die Arcana
daarvoor benaderd heeft. Bovendien kun je zelf een foto uploaden naar mijn.arcana.nl.

Wat doen we ermee

We zetten ze op een besloten site, bereikbaar via mijn.arcana.nl  en de fotograaf zet ze in veel
gevallen op besloten FB groepen die gerelateerd zijn aan het evenement. De fotograaf kan dit
beeldmateriaal ook op eigen media zetten. We vragen je bij elk evenement om toestemming
daarvoor. Ben je na afloop toch niet blij met een afbeelding ? Dan halen wie die zo snel mogelijk en zonder vragen weg.

Verder hebben de evenementen smoelenboeken, op basis van voor de vereniging beschikbare foto’s, die in het spellokaal of soms op de spellokatie hangen. Die zijn er zodat de kerngroep, figuranten en spelers snel kunnen zien wie wie is.
De uitgeprinte smoelenboeken worden na het evenement direct vernietigd. De digitale versies
worden door de kerngroep bewaard als basis voor de update voor het volgende evenement.
Als Arcana beeldmateriaal voor andere doeleinden gebruikt dan vraagt de vereniging per afbeelding aan iedere persoon expliciet opnieuw toestemming voor dat specifiek gebruik

Wie kan de gegevens inzien

De foto’s staan op een besloten deel van onze website, alleen toegankelijk voor onze leden, via mijn.arcana.nl.
De foto’s op de facebookpagina RSV Arcana zijn publiek, want die is publiek. Na 25 mei posten we daar alleen promotiefoto’s, alleen na specifieke toestemming.
De andere facebookpagina’s zijn besloten voor leden van de groep en in principe initiatieven van
losse leden, niet van de vereniging.
Media van de fotografen zijn soms publiek, soms beveiligd, dat ligt aan de fotograaf.
Smoelenboeken zijn toegankelijk voor deelnemers van het evenement, in de meeste gevallen
beperkt tot de deelnemers die in het spellokaal mogen komen.

Derden

Arcana deelt in basis geen persoonsgegevens van haar leden met derden.
Uitzonderingen daarop zijn

  • Wet- en regelgeving (op last van de brandweer bijv.)
  • Bankgegevens (wisselen we uit met jouw bank)
  • Calamiteiten (hulpverleners krijgen de info uit jouw medische fiche)
  • Hosting online diensten (website e.d. we hebben met al onze online dienstverleners een
    verwerkersovereenkomst conform AVG)

Heb je nog vragen of opmerkingen, neem dan contact op met het bestuur: bestuur@arcana.nl