Coronabeleid bij “De poorten van Alexandrie”

Op zaterdag 12 juni 2021 organiseerden we De Poorten Van Alexandria 2, het eerste live Arcana-evenement in meer dan 15 maanden en het eerste nadat de coronalockdown begon. Omdat de coronapandemie op dit moment nog steeds niet voorbij is hebben we daarbij uiteraard een manier moeten vinden om het spel zo veilig mogelijk te houden voor onze spelers en onszelf, en natuurlijk om de zorg niet onnodig verder te belasten. Tegelijkertijd speelt De Poorten van Alexandria in een historische setting met veel aandacht voor de kostuums: mondkapjes passen daar uiteraard niet in. Een behoorlijke uitdaging dus. Hieronder leggen we graag uit hoe wij als organisatie daarmee om zijn gegaan, in de hoop dat andere organisaties inspiratie en mogelijkheden vinden om zelf veilig en verantwoord een evenement te organiseren nu er langzaam weer meer mogelijk wordt.

Vooropgesteld: de veiligste manier is natuurlijk niet spelen. Dat geldt voor alles, ook niet-coronagerelateerde risico’s. Als je niet larpt kan je ook niet in het donker van een trap vallen en niemand per ongeluk een oog uitsteken met een latex zwaard. En dus ook geen medespelers besmetten met COVID-19. 

Echter, ook het coronabeleid van de overheid zelf gaat uit van een aanvaardbaar risico: 100% uitsluiten is praktisch onmogelijk dus worden maatregelen genomen waarbij er nog wel één risico is, maar wel een dermate laag risico dat we het aanvaarden. Die gedachte hebben wij ook aangehouden bij de beslissing om toch een evenement te organiseren: net als bij het beleid van de landelijke overheid lopen we sowieso een risico, maar door de genomen maatregelen hebben we dat risico dermate verkleind dat het naar onze inschatting en dat van onze spelers aanvaardbaar was.

Toen begin dit jaar het vaccinatieprogramma op gang begon te komen en versoepelingen (en daarmee de mogelijkheden voor evenementen) in zicht leken hebben we contact opgenomen met de schipper van de Hester, het schip waarop we spelen. Hij gaf aan wat de regels voor pleziervaart op dat moment waren vanuit de lokale en de landelijke overheid en we zijn met hem in contact gebleven om te kijken wat er zou kunnen. Op een moment werd duidelijk dat we, al varende, in de buitenlucht met een groep van zo’n 40 man bij elkaar mochten zijn. Slapen aan boord was uitgesloten. Naast het feit dat de schipper dit niet aan mocht bieden vonden we het zelf ook niet veilig. De hutten in het schip zijn erg klein en je ligt er met vier man dicht op elkaar. Een dagevenement zonder overnachting, waarbij iedereen zoveel mogelijk bovendeks en dus in de buitenlucht bleef was echter wel een optie. Vanuit dat idee zijn we gaan kijken hoe we zo’n evenement zo veilig mogelijk aan zouden kunnen bieden. 

Allereerst wilden we zeker weten dat deelnemers niet naar het evenement zouden komen als ze klachten hadden. We wilden voorkomen dat mensen “het er toch maar op zouden wagen” omdat ze anders de helft van hun inschrijfgeld kwijt waren. Datzelfde gold voor ons als organisatie; als het op het allerlaatste moment nodig bleek om het evenement af te blazen, bijvoorbeeld als de coronacijfers helemaal de verkeerde kant op gingen, dan moest dat gewoon kunnen, zonder zorgen over eventuele gemaakte kosten. In goed overleg met het bestuur van Arcana is besloten dat we iedereen die om gezondheidsredenen op het laatste moment af zou zeggen het volledige inschrijfgeld terug zouden betalen. Als wij het evenement op het laatste moment toch zouden annuleren zou de vereniging er daarnaast garant voor staan dat we de deelnemers hun inschrijfgeld terug konden geven en toch alle eventuele locatiekosten en dergelijke nog konden betalen.

Op de dag zelf was de belangrijkste maatregel het testen voor toegang. Je mocht niet aan boord komen voordat je getest was en eenmaal aan boord mocht je het schip niet meer af. Dit om te voorkomen dat mensen die al negatief getest waren nog even extra bagage uit de auto gingen halen en in de parkeergarage in hun gezicht gehoest werden. Omdat niet iedereen zo’n zelftest even goed durft af te nemen en niet iedereen daar even zorgvuldig in is hebben we alle tests af laten nemen door twee “testmedewerkers”. Diane neemt als zorgmedewerker zelf wekelijks meerdere coronatests af en Larissa is verpleegkundige op de longafdeling van het HagaZiekenhuis. Niet alleen hadden we daardoor hulp van zorgprofessionals die heel goed weten hoe je zo’n test correct en zorgvuldig afneemt, ook wisten we zo dat alle tests op dezelfde manier afgenomen werden. Daarmee voorkwamen we dat mensen ten onrechte door de controle kwamen omdat ze de test wellicht niet correct uit hadden gevoerd.

Als iemand positief zou testen, dan zou deze persoon - op afstand van de rest - een kwartiertje moeten wachten waarna we opnieuw een test af zouden nemen. Dit omdat er altijd een risico is op een false positive waarbij de test ten onrechte positief uitvalt. Indien iemand twee keer achter elkaar positief zou testen dan werd die persoon uitgesloten van deelname en niet toegelaten aan boord, uiteraard met teruggave van het inschrijfgeld. Gelukkig was 100% van de afgenomen tests negatief. 

Vaccinatiestatus hebben we bewust buiten beschouwing gelaten. Er is op dit moment nog geen betrouwbare manier om aan te tonen of je gevaccineerd bent of niet, dus konden wij dat ook niet controleren. Nu hadden wij alle vertrouwen dat onze deelnemers de waarheid zouden spreken over hun vaccinatiestatus, maar naast het beperken van besmettingsgevaar wilden we dat iedereen met een veilig gevoel kon spelen en niet hoefde te vertrouwen op ons oordeel of inschattingsvermogen wat andere spelers betreft. Daarnaast zijn er nog allerlei verschillen in effectiviteit van de verschillende vaccins die de zaak nog verder compliceren. Kortom: gevaccineerd of niet, iedereen moet getest worden.

Eenmaal aan boord golden er nog steeds bepaalde maatregelen. Zo moest iedereen zo veel mogelijk bovendeks in de buitenlucht blijven. Echter, mensen moeten ook naar het toilet kunnen. We hebben bij de trap naar de kajuit dan ook een aantal pompjes met handgel neergezet en een stapel mondmaskers neergelegd. De regel was dat je alleen naar beneden mocht om bijvoorbeeld naar het toilet te gaan of bij je privéspullen te kunnen. Je moest dan wel altijd eerst je handen ontsmetten en een mondmasker dragen zolang je beneden was. Spel beneden was uitgesloten, dus geen gesprekjes onderling, geen spullen benedendeks verstoppen, enzovoort. We hebben dit ook zoveel mogelijk ontmoedigd door middel van bijvoorbeeld de mondmaskers maar ook door kratten met productiemateriaal en dergelijke op de tafels te zetten waardoor de kajuit duidelijk geen spellocatie was.

Wat serviesgoed betreft wilden we hergebruik zo veel mogelijk voorkomen. Er was geen mogelijkheid om alle glazen, kopjes, borden enzovoort op de voorgeschreven zestig graden af te wassen. We hebben iedereen dan ook gevraagd om een eigen mok mee te nemen en alleen die te gebruiken om uit te drinken, zodat je geen risico liep een glas te gebruiken dat even daarvoor door iemand anders was gebruikt en wellicht niet perfect was afgewassen. Om je mok of kopje om te spoelen hadden we bovendeks een aantal karaffen met water staan. Wat eten betreft was het gelukkig een stuk eenvoudiger: er waren genoeg borden en bestek om te zorgen dat die maar éénmalig gebruikt hoefden te worden. De brunch en de snacks daarnaast waren zo gemaakt dat er geen borden voor nodig waren.

Al die maatregelen zijn natuurlijk prima, maar betekenen weinig als men zich er niet aan houdt. Net als in winkels en buiten op straat is het echter aan iedereen zelf om zich aan de regels te houden en diens verstand te gebruiken. Je probeert bijvoorbeeld anderhalve meter afstand te houden, maar als dat in de supermarkt al lastig is gaat het aan dek van een schip helemaal moeilijk worden. Omdat iedereen getest is en we in de buitenlucht speelden was dat minder nodig, maar evengoed is het verstandig om bijvoorbeeld niet in iemands gezicht te schreeuwen of uit dezelfde heupfles te drinken. Gelukkig merkten we dat spelers daar verstandig mee om gingen en dat we nergens hoefden in te grijpen.

Waar we wel streng op wilden handhaven waren persoonlijke grenzen. Vooraf hebben we het uiteraard even over persoonlijke grenzen gehad en dat je altijd moet communiceren als je iets gaat doen wat mogelijk over de grens van een ander gaat. Dat is op coronagebied uiteraard niet anders: de een vindt het prima om omhelsd te worden, de ander zal, ondanks vaccinaties en negatieve tests, toch liever alle fysiek contact vermijden. We hebben iedereen gevraagd om, naast de gebruikelijke persoonlijke grenzen, ook even na te denken over wat diens eigen grenzen op coronagebied zijn, en ook daar erg in te houden in het spel met anderen. Omdat dit al gebruikelijk is bij fysiek contact of anderszins spannend spel waren er echter geen extra regels of andere mechanismen nodig om coronagrenzen te kunnen aangeven.

We zijn nu een week verder en er zijn nog geen meldingen binnengekomen van mensen die sinds het evenement klachten hebben ontwikkeld. We houden de komende dagen nog in de gaten of iemand in de afgelopen week toch nog positief getest is. In dat geval stellen we de deelnemers hiervan op de hoogte. Vooralsnog durven we echter alvast de voorzichtige conclusie te trekken dat het evenement in elk geval op coronagebied een succes was. Voor het overgrote deel was dat te danken aan een goed meedenkend verenigingsbestuur, een fijne locatiebeheerder, onze geweldige vrijwilligers en uiteraard alle fantastische deelnemers die zo goed met alles omgingen. 

Ondanks dit succes en de dalende coronacijfers is de pandemie natuurlijk niet voorbij: het is nog altijd zaak niet te hard van stapel te lopen, maar deze eerste test heeft volgens ons aangetoond dat op verantwoorde wijze een larp-evenement organiseren inmiddels mogelijk kán zijn. Ik denk dat dat goed nieuws is voor ons allemaal.